De eerste werkdagen van een nieuwe collega, spannend! Niet alleen voor jouw kersverse teamgenoot, maar ook voor jou als bedrijf. Om die dagen in weken, maanden en liefst jaren te transformeren, is een goede onboarding van jouw nieuwe collega cruciaal. Scrol even verder en ontdek 10 tips om loyaliteit, engagement en productiviteit bij nieuwe werknemers vanaf dag 1 te verhogen.
Wist je dat ongeveer 90% van de werknemers binnen de eerste 6 maanden beslist of hij of zij blijft? De volgende 10 tips zijn dus een must voor een effectieve onboarding:
1. Zorg voor een goede preboarding
Met een preboarding betrek je jouw nieuwe collega’s in hun nieuwe rol, werkplek en team. Bedrijfskleding of inloggegevens? Regel dit ruim op voorhand zodat jouw nieuwe werknemer meteen goed van start kan. Ga ook voor een extra warme welkom met een welkomstkaartje of een uitnodiging voor een gezellige afterwork. Allemaal must-do’s om te vermijden dat jouw nieuwe collega verleid wordt door een ‘interessanter’ voorstel tijdens de periode tussen de ondertekening van zijn of haar contract en de eerste werkdag.
2. Stel een buddy aan
Stel een of meerdere werknemers aan als buddy zodat jouw nieuwe collega zich vanaf dag 1 welkom en thuis voelt in jouw bedrijf. Een buddy maakt jouw nieuwe werknemer de eerste dagen wegwijs binnen het bedrijf, stelt hem of haar voor aan nieuwe collega’s en staat klaar om vragen te beantwoorden. Al is het maar om te vragen hoe de koffiemachine werkt. Dat neemt onzekerheid weg en geeft een veilig, vertrouwd gevoel.
3. Neem uw nieuwe collega mee op office-safari
Als je jouw nieuwe collega meeneemt op office-tour, kan hij of zij zich vanaf de eerste werkdag goed oriënteren. Toon waar de keuken, de toiletten, de kantine of lunchruimte zijn of waar de printer staat en waar het kantoormateriaal ligt. Ook de bureaus van andere collega’s en de werkplekken van managers en HR zijn must-see plekjes op kantoor tijdens het onboarding-proces.
4. Introduceer jouw nieuwe collega aan het team
Een introductie aan het hele team van jouw nieuwe collega mag tijdens zijn of haar onboarding niet ontbreken. Niemand wil toch toekomen op een nieuwe job en overal vragende blikken krijgen? Met een intro vermijd je ook vragen zoals ‘Wat is jouw naam en functie eigenlijk?’. En voelt niemand zich onnodig ongemakkelijk. Zorg dus voor een warm onthaal van jouw nieuwe collega en geef voldoende informatie, maar ook niet te veel, zodat hij of zij niet overdonderd raakt.
5. Hou het luchtig en informeel
Ok, je bevindt je dan wel in een professionele omgeving, de onboarding van jouw nieuwe collega moet daarom nog geen stijve bedoening zijn. Zo kan je jouw medewerkers vragen om tijdens de kennismaking iets te vertellen over hun hobby’s, gezin of favoriete vakantiebestemming.
6. Maak een onderscheid tussen onboarding en opleiding
Uiteraard wil je jouw nieuwe collega zo snel mogelijk inwerken, maar scheid - zeker de eerste dagen - onboarding van opleiding.
Met een onboarding maak je jouw nieuwe werknemer warm voor het team en creëer je een sterk gevoel van betrokkenheid, bijvoorbeeld met een welkomstkaartje, uitnodiging voor een afterwork, introductie aan het team of rondleiding door jouw bedrijf. Zo vermijd je dat jouw nieuwe werknemer zich teleurgesteld voelt over de sfeer op zijn nieuwe job.
De opleiding van jouw nieuwe collega kan dan na de eerste werkdagen gebeuren: welke tools en software je gebruikt, hoe die werken, welke workflows er zijn en welke taken tot zijn of haar verantwoordelijkheden horen. Begin ook pas aan een nieuw onderdeel van de opleiding als jouw nieuwe collega het vorige deel onder de knie heeft. Zo blijft hij of zij het bos door de bomen zien.
7. Voorzie een gebruiksvriendelijk, beheersbaar informatiepakket
Is de tijd aangebroken om jouw nieuwe collega in te werken? Zorg dan dat alle processen op het werk formeel uitgeschreven en gebundeld zijn, bijvoorbeeld in een gecentraliseerd kennissysteem. Zo moet jouw nieuwe werknemer niet als een dolle alles noteren wat jij en zijn of haar collega’s uitleggen.
8. Stippel samen een groeiplan uit
Mensen houden van vooruitzichten en groei. Krijg en hou jouw nieuwe werknemer dus gemotiveerd en investeer in een persoonlijk ontwikkelingsplan. Belangrijk: stel samen doelen op die je bespreekt tijdens elk nieuw feedbackmoment. Zo kan je jouw nieuwe collega’s vragen welke opleidingen ze graag zouden volgen, waar ze binnen een of twee jaar willen staan in het bedrijf (bijvoorbeeld teamlead worden) en wat je als bedrijf kan doen om die ambities te helpen waarmaken.
9. Vraag en geef feedback
Niet alle nieuwe werknemers durven meteen te zeggen waar het op staat of te vragen wat je van hen en hun werk vindt. Neem dus zelf initiatief en pols regelmatig naar zijn of haar jobtevredenheid en hoe hij of zij zich voelt binnen jouw bedrijf. Zo creëer je een cultuur van openheid. Zelfs gewoon eens vragen ‘Hoe gaat het met jou?’ kan het pad effenen naar een open, interessant gesprek die de relatie met jouw werknemer versterkt en de productiviteit verhoogt.
10. Maak van onboarding een proces, geen event
Een onboarding van een nieuwe collega duurt weken, maanden tot zelfs een jaar. Blijf dus continu aandacht schenken aan bovenstaande negen tips en laat niets aan het toeval over. Een tip: stel een onboarding-roadmap uit. Daarin kan je feedbackmomenten vastpinnen, maar ook wat jouw nieuwe werknemer na twee, drie, vier… maanden onder de knie moet hebben. Zo blijf je steeds op de hoogte van alle vooruitgang, maar ook van bezorgdheden en cruciale vragen.
Nog vragen over de onboarding van nieuwe collega’s?
Of zoek je hulp om talent te vinden en aan te werven? Dan kan je bij Monitor terecht. Wij bouwen graag samen met je mee aan de groei van jouw bedrijf met professioneel HR-advies.