Privacy Policy

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Monitor gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld wanneer je in contact komt met ons. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

1. Met wie kunt u contact opnemen als u vragen hebt?

Monitor bvba met maatschappelijke zetel te Brouwerslaan 29, 2110 Wijnegem en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE0466.777.559 is de Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.Monitor bvba verklaart dat zij als verwerkingsverantwoordelijke de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf de inwerkingtreding ervan.

Voor concrete vragen kunt u terecht bij Kim Herrijgers op 03 475 12 51 of via mail: privacy@monitor.be.

U kunt ook steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit via commission@privacycommission.be.

2. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

Dat gebeurt wanneer u op onze website solliciteert voor een vacature die beschikbaar is bij één van onze klanten of indien u ons rechtstreeks aanschrijft om een geschikte functie voor u te zoeken bij één van onze klanten.

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

- Contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, taal, professioneel telefoonnummer/gsm-nummer, adres, …

- Gegevens m.b.t. uw opleiding: curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;

- Gegevens m.b.t. uw vorige functies: huidige werkgever, huidige functie en/of vroegere functies, ervaring, …

Daarenboven kunnen we tijdens het verdere verloop van de selectieprocedure; Of indien uw (potentiële) werkgever op ons beroep doet in het kader van Talent Management ook volgende gegevens van u verzamelen: 

- Gegevens die we in het kader van een assessment/screening/development center van u verkrijgen: resultaten testen, assessments, evaluatie persoonlijkheid, vaardigheden en attitude.

Wanneer wij een beroep doen op bepaalde zoekmachines of websites, platformen, … waarop u uw cv ed. hebt geüpload en die wij kunnen inkijken om een gepaste kandidaat te zoeken voor de openstaande vacatures, ontvangen wij uw persoonsgegevens onrechtstreeks.

Het gaat om de persoonsgegevens die u ter beschikking gesteld hebt op deze websites, platformen, zoekmachines, … Meestal zal dit in de vorm van een cv zijn en kunnen wij de volgende persoonsgegevens raadplegen (niet limitatief):

- Contactgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, taal, professioneel telefoonnummer/gsm-nummer, adres

- Gegevens m.b.t. uw opleiding: curriculum vitae, motivatiebrieven,

- Gegevens m.b.t. uw vorige functies: huidige werkgever, huidige functie en/of vroegere functies, ervaring.

3. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en wat is de rechtsgrond voor de verwerking?

De onder punt 2 vermelde persoonsgegevens worden verwerkt om te bekijken of u geschikt bent voor de functie die openstaat bij onze klant en om te evalueren of u voldoet aan alle nodige functievoorwaarden.

De grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens bij rechtstreekse verkrijging is precontractuele maatregelen nemen die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een eventuele arbeidsovereenkomst. Uw persoonsgegevens worden in principe voor de volledige duurtijd van het selectieproces bijgehouden op basis van de precontractuele maatregelen die wij op uw verzoek moeten nemen.

Wij kunnen beslissen om uw persoonsgegevens na het selectieproces nog gedurende een termijn van 5 jaar na het laatste contact actief bij te houden in onze werfreserve, mits uw uitdrukkelijke toestemming.

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens bij het onrechtstreeks consulteren van uw persoonsgegevens op websites, zoekmachines, platformen,… is ons gerechtvaardigd belang. Wij kunnen een eerste maal contact met u opnemen op basis van ons gerechtvaardigd belang. U plaatst uw cv en contactgegevens op speciaal daartoe voorziene platformen, die specifiek tot doel hebben om een geschikte functie te vinden. Als u na een eerste contactname verdere interesse zou hebben om een selectieproces bij ons te doorlopen, zullen wij u, met uw uitdrukkelijke toestemming, opnemen in onze database.

4. Duur van de verwerking

Wij bewaren en verwerken de persoonsgegevens minstens zolang het selectieproces loopt.

Ongeacht of u al dan niet werd geselecteerd, worden uw persoonsgegevens nog 4 jaar na de laatste actualisatie actief bijgehouden in de werfreserve.

Uw persooonsgegevens worden in ieder geval passief bijgehouden conform de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden. Vervolgens wordt uw dossier in een gearchiveerde vorm opgeslagen.

Testreseltaten in het kader van een screening, assessment of development center worden maximaal 1,5 jaar bewaard.

5. Wat zijn uw rechten als kandidaat?

a)   Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens en van de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken.

b)   Recht op verbetering, verwijdering en beperking
Het staat u vrij uw persoonsgegevens al dan niet aan ons mee te delen. Daarnaast hebt u steeds het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U mag ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c)    Recht van verzet
U beschikt eveneens een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

d)   Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

e)   Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

f)    Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

g)   Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze verantwoordelijke Kim Herrijgers of op bovenvermeld e-mailadres.

6. Doorgifte/ consultatie van uw persoonsgegevens

Vermits wij fungeren als een wervings- en selectiebureau worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan derden voor uitvoering van onze opdracht.

Uw persoonsgegevens worden geconsulteerd door / doorgegeven aan de volgende partijen:

- Uw persoonsgegevens worden intern geconsulteerd door onze recruiters, die werkzaam zijn bij ons.

- Onze klanten en uw eventuele potentiële werkgever

Wij werken ook samen met derden die uw persoonsgegevens ook kunnen consulteren in het kader van de dienstverlening die zij voor ons bedrijf uitvoeren. Het gaat om de volgende ontvanger:

- ICT-dienstverlener: Accel Computer Service nv

- Support ATS systeem: Carerix/HR linkIT

7. Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging en de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens, alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens, te vermijden.

8. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is geen statisch document, het kan en zal in de loop van de tijd een aantal wijzigingen ondergaan. U zult hiervan steevast tijdig op de hoogte worden gebracht.

Versie 08.2018